Je automatisering kan beter, maar waar begin je?

• Definiëren het probleem en de verbeterpunten.
• Onderzoeken in welke hoek je de oplossing kunt vinden.
• Onderzoeken welke specialisten kunnen helpen bij de uitvoering van jullie project.

• Over ICT onderwerpen gaat waarop leiders een strategische visie moeten hebben.
• De meest gerenommeerde media en specialisten volgt en hun artikelen samenvat.
• Tijd en geld bespaart (je hoeft niet alles te volgen en wij nemen die abonnementen wel).
• Vrij is van reclame, gesponsorde artikelen en handel in lezersdata.

• De pijnpunten van finance professionals rondom het verzamelen, verwerken en analyseren van financiële data en hoe digitalisering daarvoor een oplossing kan bieden.
• Welke processen tot de meeste fouten leiden en juist daarom voordeel hebben van verdere digitalisering.
• Het nemen van belangrijke financiële beslissingen en welke data daarbij zou kunnen helpen voor betrouwbare analyses.

• Download de Data analytics & management Update
• Meer over datagedreven werken op ICT kennishub
• Volledig artikel

• Compliance en regelgeving – Ieder bedrijf moet voldoen aan steeds strengere regels en voorschriften, vooral met betrekking tot gegevensbescherming en privacy, zoals de AVG. Goed documentbeheer helpt je om deze voorschriften na te leven door te zorgen voor veilige opslag, toegankelijkheid en vernietiging van documenten volgens de wettelijke eisen.
• Efficiëntie – Door documenten georganiseerd en toegankelijk te houden, kunnen je medewerkers sneller de informatie vinden die ze nodig hebben. Dit vermindert tijdverspilling door inefficiënte zoekacties en verhoogt de algemene productiviteit.
• Beveiliging van informatie – Met de toegenomen dreiging van cyberaanvallen is het cruciaal dat je organisatie gevoelige informatie adequaat beveiligt. Een goed documentbeheersysteem (DMS) zorgt voor versleuteling, beheert toegangsrechten en houdt gedetailleerde logs bij van wie documenten heeft bekeken of bewerkt.
• Kostenbesparing – Door het digitaliseren en centraliseren van documentbeheer kan je aanzienlijk besparen op opslagruimte en materiaalkosten. Daarnaast verlaagt het verminderen van fysieke opslagruimte en archivering jullie overheadkosten.
• Duurzaamheid – Een efficiënt digitaal document management systeem helpt je bij het verminderen van papierverbruik en energie.
• Samenwerking en toegang – Als je organisatie thuiswerken mogelijk maakt of flexibele werkplekken heeft, zorgt goed documentbeheer ervoor dat teams gemakkelijk kunnen samenwerken, ongeacht hun locatie.
• Risicobeheer – Je hoopt het niet, maar je bedrijf kan getroffen worden door brand, diefstal of een natuurramp. In dat geval helpt een documentbeheersysteem bij het snel herstellen van de bedrijfsvoering.

• Meer over DMS oplossingen
• Alles over het kiezen van DMS software
• Document management op ICT kennishub

• Efficiëntieverbetering – Het automatiseren van routinematige taken, zoals loonadministratie, tijdregistratie en personeelsadministratie, bespaart je tijd en verkleint de kans op fouten. Digitale workflows vergroten de efficiëntie van je HR processen, beperken het aantal fouten en verminderen de administratieve last.
• Betere toegang – Met moderne digitale oplossingen kunnen je werknemers HR gerelateerde zaken zelf (online) afhandelen. Dit geldt voor bijvoorbeeld het bekijken van loonstroken, het aanvragen van vrije dagen, het actualiseren van persoonsgegevens en het inzien van hun personeelsdossier. Door alle documenten op één centrale plek te bewaren kan iedereen die daarvoor bevoegd is de gezochte documenten terugvinden.
• Betere analysemogelijkheden – Digitalisering van je HR afdeling maakt geavanceerde data analyse mogelijk. Hierdoor krijgt HR inzicht in trends en veranderingen op het vlak van verzuim, productiviteit, prestaties of werknemerstevredenheid. Goede analysetools helpen bij het nemen van goede beslissingen hierover. Daarbij speelt ook steeds vaker AI een rol.
• Betere interne communicatie – Digitaliseren van je HR afdeling zorgt voor een betere communicatie tussen management, HR en medewerkers. De kans op het uitwisselen van onjuiste of onvolledige informatie is klein.
• Meer veiligheid – Digitale systemen maken het eenvoudiger om gevoelige personeelsgegevens te beveiligen. Geavanceerde encryptie en toegangscontroles zijn oplossingen daarvoor.
• Lagere kosten – Door te digitaliseren kan je processen automatiseren en stroomlijnen. Handmatige HR processen kunnen vervallen en worden overgenomen door digitale systemen. Het aantal administratieve handelingen en de hoeveelheid papierwerk nemen af en alle middelen kan je efficiënter inzetten.
• AVG verplichtingen – De AVG maakt digitalisering praktisch onontkoombaar. Het voldoen aan alle AVG regels en het bijhouden van veranderende arbeidswetten en regelgeving wordt eenvoudiger met digitale HR systemen.
• Betere begeleiding van medewerkers – Digitale systemen bieden betere begeleiding aan medewerkers. Digitalisering kan de indiensttreding van nieuwe medewerkers (onboarding) stroomlijnen, wat zorgt voor een snelle integratie in je organisatie. Digitale oplossingen kunnen de HR afdeling en managers ook helpen bij het signaleren, volgen en aansturen van talent (talentmanagement).
• Grotere flexibiliteit – Digitale HR oplossingen bieden flexibiliteit en zijn gemakkelijk schaalbaar. Als je organisatie groeit of andere eisen stelt, kan je je HR afdeling hier gemakkelijk op aanpassen.
• Duurzaamheid – Digitale HR oplossingen verminderen het papierwerk enorm. Het printen of verzenden van documenten is niet meer nodig. Alles is online af te handelen.

Vaker dit soort berichten lezen? Meld je aan voor de ICT nieuwsbrief

• Stap 1: Definieer je behoeften – Stel vast wat je wilt bereiken met het CRM systeem. Gaat het je om het verbeteren van de customer service? Wil je verkoopprocessen stroomlijnen, jullie marketing automatiseren? Bepaal wat je echt nodig hebt.
• Stap 2: Onderzoek de mogelijkheden – Kijk naar de meest gebruikte CRM systemen en de oplossingen van de belangrijkste leveranciers. Onderzoek of er specifieke oplossingen voor jouw branche of bedrijfsprocessen zijn. Bekijk recensies, lees commentaren van gebruikers en vraag collega-ondernemers naar hun ervaringen.
• Stap 3: Vraag een demo versie aan – Bijna alle CRM systemen kan je tijdelijk testen. Vraag een gratis proefaccount aan en ervaar de functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid van het systeem dat je overweegt.
• Stap 4: Vergelijk prijsmodellen – De tarieven voor de diverse CRM systemen verschillen soms flink. Onderzoek wat die verschillen verklaart. Vergelijk niet alleen de maandelijks terugkerende kosten, maar houd ook rekening met de totale ‘costs of ownership’ inclusief de kosten van implementatie, aanpassingen en onderhoud.
• Stap 5: Check de integratiemogelijkheden – Kijk hoe je het CRM systeem kan koppelen met andere systemen. Data moet eenvoudig uitgewisseld kunnen worden. Kijk vooral ook naar integratiemogelijkheden met e-mail platforms, sociale media en bijvoorbeeld ERP systemen.
• Stap 6: Beoordeel de schaalbaarheid – Een goed CRM systeem moet mee kunnen groeien met de ontwikkelingen in je bedrijf. Kijk naar de flexibiliteit daarvan en de mogelijkheden om functionaliteit of gebruikers bij of af te schakelen als behoeften veranderen.
• Stap 7: Check service en support – Zorg ervoor dat je er niet alleen voor komt te staan als je hulp nodig hebt of als er een storing is. Praktische en technische ondersteuning zijn essentieel. Controleer of een leverancier je die ook biedt.
• Stap 8: Neem een besluit – Daarvoor maak je eerst nog een shortlist en evalueer je de resultaten van je onderzoek. Je kijkt goed naar de gevonden voor- en nadelen en neemt uiteindelijk een goed overwogen besluit.

• Meer over data management en analytics via ICT kennishub
• Meer over data governance
• Volledig artikel