Archive for juni, 2023

Aan de ene kant wordt IT overal bij betrokken: van elk apparaat met een stekker tot een onboarding programma voor nieuwe medewerkers. Hamvraag daarbij is vaak wat er wel en niet geautomatiseerd moet worden en zo ja, in welke vorm. Als IT daarover zelfstandig een oordeel mag vellen is het begrijpelijk dat de afdeling gezien wordt als ivoren toren. Onterecht, want dan wordt IT door gebrek aan strategische visie van het MT in een leidende rol geduwd. Terwijl ze dienend hadden moeten en willen zijn.

Neem het beveiligingsbeleid. IT kan de systemen zo ver dichttimmeren dat medewerkers work arounds moeten zoeken om hun werk snel genoeg te kunnen doen. In plaats van IT een starre houding te verwijten, zou de bedrijfsleiding een duidelijk autorisatiebeleid moeten formuleren. Het management kent de functies met bijbehorende taken en werkprocessen en weet dus wie over welke informatie moet kunnen beschikken. Kortom, het MT moet bepalen wat er moet gebeuren en IT hoe dat geregeld wordt.

Digitale transformatie – Download e-boek
IT kosten onder controle houden – Veelgelezen artikel
Volledig artikel – Lees hier de complete tekst

Vaker dit soort berichten lezen? Meld u aan voor de ICT nieuwsbrief

In een door SAP uitgevoerd onderzoek blijkt dat 97% van de bedrijven problemen heeft met hun supply chains. Vertragingen in de productie van goederen en een gebrek aan grondstoffen worden het vaakst genoemd. Om meer grip te krijgen op hun supply chain gaat ruim twee derde van de bedrijven de komende jaren geavanceerde technologie inzetten. Voorbeelden daarvan zijn artificial intelligence (AI) en machine learning.

Met de nieuwe technologie wil men real time inzicht krijgen in de activiteiten van complexe toeleveringsketens. Dat maakt het mogelijk om de productiecapaciteit sneller aan te passen aan marktveranderingen. De data wordt dan bijvoorbeeld gebruikt om te beslissen welke grondstoffen, onderdelen en producten een bedrijf op voorraad moeten hebben en waar die moeten worden opgeslagen. Daarnaast verwachten de betreffende bedrijven met nieuwe technologie meer duurzame oplossingen te vinden voor de supply chain.

SCM gids – Gratis download
Meer over AI – Uitleg en toepassingen
Volledig artikel – Lees hier de complete tekst

Vaker dit soort berichten lezen? Meld u aan voor de ICT nieuwsbrief

Fouten in de configuratie van de cloudomgeving hebben vooral betrekking op de toegang tot storage faciliteiten, account permissies en de opslag van wachtwoorden. Bijkomende risico’s zijn dat 70% van de bedrijven ook externe gebruikers toegang geven tot hun cloudomgeving en 97% niet werkt met multifactor authentication. Verder maakt geprivilegieerde toegang tot de cloud het makkelijker voor hackers om detectie te omzeilen. Bovendien voert 60% geen ransomware controles uit voor cloudopslag.

Misconfiguraties zijn te identificeren, zodat u tijdig verbeteringen kunt aanbrengen. Tools daarvoor zijn cloud security posture management (CSPM) in combinatie met cloud infrastructure entitlement management (CIEM). Dit is een logische voortzetting van traditionele oplossingen voor identity & access management (IAM) en privilege access management (PAM).

Probleemloos migreren naar de cloud – Veelgelezen artikel
Cloudsoftware selecteren – Gratis bedrijfssoftware box
Volledig artikel – Lees hier de complete tekst

• Behoefteanalyse – Een van de grootste fouten is het niet grondig analyseren van de behoeften van uw organisatie, voordat de softwareselectie van start gaat. Logischerwijs kan dit leiden tot het kiezen van een oplossing die niet volledig aansluit bij de vereisten van uw bedrijf.
• Betrokkenheid – Het te weinig betrekken van uw medewerkers en andere belanghebbenden bij het selectieproces kan erin resulteren dat belangrijke persoonlijke visies en meningen genegeerd worden. Voor een weloverwogen beslissing is het belangrijk om input te krijgen van verschillende afdelingen en gebruikers.
• Leveranciers – Het niet uitvoeren van voldoende onderzoek naar potentiële softwareleveranciers kan leiden tot het kiezen van een onbetrouwbare of ongeschikte leverancier. Reputatie, ervaring, klantrecensies en ondersteuningsopties van verschillende leveranciers zijn allemaal belangrijk en moet u tijdig evalueren.
• Functionaliteiten – Het verkeerd inschatten van de noodzakelijke functionaliteiten resulteert in een softwareoplossing die te uitgebreid of juist te beperkt is voor wat uw organisatie nodig heeft. Een goede analyse van de requirements is essentieel om de juiste functionaliteit vast te stellen.
• Evaluatiecriteria – Het ontbreken van goed gedefinieerde evaluatiecriteria maakt het moeilijk om verschillende softwareopties objectief te vergelijken. Meetbare criteria zijn noodzakelijk voor weloverwogen beslissingen.
• Kosten – Het te veel focussen op de kosten van de software kan u afleiden van belangrijkere aspecten van de softwareselectie, zoals functionaliteit, kwaliteit en ondersteuning.
• Flexibiliteit en schaalbaarheid – Als een softwareoplossing niet flexibel genoeg is om mee te groeien met de behoeften van uw bedrijf, leidt dat meestal tot problemen op lange termijn. Software moet eenvoudig zijn aan te passen op toekomstige veranderingen in uw bedrijfsprocessen en activiteiten.
• Integratiemogelijkheden – Als nieuwe software niet goed kan integreren met bestaande systemen en processen, leidt dat bijna altijd tot inefficiëntie, zoals dubbel werk. Nieuwe software moet naadloos kunnen integreren met andere, al bestaande systemen in uw organisatie.
• Gebruikerservaring – Slechte gebruikerservaringen vergroten de kans op weerstand tegen het gebruik van de nieuwe software. Een nieuwe softwareoplossing moet intuïtief, gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te leren zijn. Alleen dan zullen uw medewerkers er ook blij mee zijn.
• Training en support – Het niet plannen van voldoende training en support voor toekomstige gebruikers van de software kan een trage acceptatie en inefficiënt gebruik tot gevolg hebben. Zorg altijd voor een goede training en gewenningsperiode bij aanvang en een goede ondersteuning tijdens het gebruik.

In de boxen, boeken en andere media van het ICT informatiecentrum leest u talloze visies, adviezen, ervaringen en tips over het kiezen van de best bij uw organisatie passende software en het selecteren van een leverancier of adviseur.

• Alles over de selectie van software – Bedrijfssoftware box
• Hoe voorkomt u een mislukt ICT project – Gratis boek
• IT kosten onder controle houden – Veelgelezen artikel

Vaker dit soort berichten lezen? Meld u aan voor de ICT nieuwsbrief

Het werk rond ICT projecten is te splitsen in twee categorieën. De eerste is direct werk. Daarvan zijn de doorlooptijd en de kosten redelijk goed te voorspellen op basis van branchespecifieke kennis. De tweede categorie is het indirecte werk. Dit bestaat uit rework en activiteiten rond de coördinatie en besluitvorming. De omvang en tijdsduur hiervan blijken onvoldoende in te schatten. Soms wordt indirect werk opgenomen in planningen, maar later weer weggestreept om de gewenste einddatum te halen.

Het is raadzaam om te kiezen voor een algemene bedrijfskundige aanpak voor het inschatten van de hoeveelheid indirect werk van complexe projecten. De belangrijkste thema’s hierbij zijn de vorm en frequentie van informatie-uitwisseling en afstemmomenten, de organisatie van de besturing en besluitvorming en tot slot de ervaring van de belangrijkste bij het project betrokken personen.

Voor ICT projecten speelt ook het kennisniveau met betrekking tot de gekozen technologie een rol. Als de aansturende en uitvoerende organisatie in een model met elkaar worden verbonden, kunnen algoritmes vervolgens de diverse karakteristieken van groepsgedrag statistisch doorrekenen. Zo is een betere schatting te maken van het indirecte werk en daarmee van de doorlooptijd van het hele ICT project.

• Over het optimaal uitvoeren van ICT projecten – Gratis boek
• Bedrijfssoftware box – Alle informatie over de keuze van ICT oplossingen en leveranciers daarvan
• Volledig artikel – Lees hier de complete tekst

Vaker dit soort berichten lezen? Meld u aan voor de ICT nieuwsbrief

• Efficiënter documentbeheer – Een DMS biedt een georganiseerde en gestructureerde manier om documenten op te slaan, te beheren en te delen. Het stelt uw medewerkers in staat om documenten gemakkelijk te vinden, bij te werken en te delen, waardoor de productiviteit en efficiëntie van uw organisatie worden verhoogd.
• Verbeterde samenwerking – Met een DMS kunnen verschillende medewerkers of teams in uw organisatie gemakkelijk samenwerken aan documenten. Het stelt meerdere gebruikers in staat om tegelijkertijd aan een document te werken, versiebeheer toe te passen en opmerkingen en feedback uit te wisselen.
• Veiligere gegevensopslag – Een DMS biedt beveiligde opslag van documenten en bestanden. Gebruikers kunnen toegangsrechten instellen, zodat alleen geautoriseerde medewerkers van uw organisatie (of daarbuiten) toegang hebben tot specifieke documenten. Dit helpt u bij het beschermen van vertrouwelijke informatie en voorkomt ongeautoriseerde toegang tot gevoelige gegevens.
• Betere naleving van regelgeving – Voor veel organisaties is naleving van regelgeving een belangrijk aspect. Een voorbeeld daarvan is de AVG, die eisen stelt aan het gebruik van persoonsgegevens. Een DMS kan helpen bij het beheren van documenten in overeenstemming met wettelijke vereisten en regelgeving, zoals ook van toepassing is op het bewaren van documenten volgens voorgeschreven termijnen en het bijhouden van wijzigingen en goedkeuringen.
• Snellere en gemakkelijkere toegang tot informatie – Een DMS maakt het mogelijk om documenten snel te vinden en toegang te krijgen tot de benodigde informatie. Met geavanceerde zoekfunctionaliteit en georganiseerde opslag kunnen uw medewerkers documenten op basis van verschillende criteria doorzoeken en daardoor efficiënter werken.
• Besparing van ruimte en kosten – Een DMS vermindert de behoefte aan fysieke opslagruimte voor papieren documenten, waardoor kosten en ruimtegebruik worden verminderd. Dit kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen op het gebied van archivering, printen en opslag.

Het implementeren van een moderne document management oplossing kan u helpen bij het stroomlijnen van het documentbeheer in uw organisatie en alle processen die daarmee samenhangen. Zeker als meerdere medewerkers werken aan dezelfde documenten, als u te maken heeft met het verwerken van persoonsgegevens en als er eisen worden gesteld aan de toegang en rechten van gebruikers, biedt een DMS grote voordelen.

Ga bij de aanschaf van een DMS niet over één nacht ijs. Het is belangrijk om eerst alle specifieke eisen en wensen van uw organisatie te definiëren, uw (toekomstige) processen rond documentbeheer vast te stellen en met specialisten de huidige mogelijkheden van DMS software goed door te nemen. Over de aanpak daarvan, het aansturen van een DMS project en de selectie en implementatie van een DMS oplossing gaat de DMS/ECM box van het ICT informatiecentrum. U kunt deze gratis aanvragen.

• DMS/ECM box – Gratis aanvragen
• Over DMS en enterprise content management (ECM) – Uitleg en informatie
• Zo pakt u uw DMS project aan – Gratis download

Vaker dit soort berichten lezen? Meld u aan voor de ICT nieuwsbrief