Vroeg of laat is software aan vervanging toe of moet u kiezen voor een nieuwe, aanvullende softwareoplossing. Het selectie- en implementatietraject dat dan nodig is, kan op veel manieren worden uitgevoerd. Helaas laat de praktijk zien dat niet altijd de beste manieren daarvoor gekozen worden. Wat zijn veelgemaakte fouten en dus tevens de belangrijkste aandachtspunten bij het kiezen en implementeren van nieuwe software?
- Behoefteanalyse – Een van de grootste fouten is het niet grondig analyseren van de behoeften van uw organisatie, voordat de softwareselectie van start gaat. Logischerwijs kan dit leiden tot het kiezen van een oplossing die niet volledig aansluit bij de vereisten van uw bedrijf.
- Betrokkenheid – Het te weinig betrekken van uw medewerkers en andere belanghebbenden bij het selectieproces kan erin resulteren dat belangrijke persoonlijke visies en meningen genegeerd worden. Voor een weloverwogen beslissing is het belangrijk om input te krijgen van verschillende afdelingen en gebruikers.
- Leveranciers – Het niet uitvoeren van voldoende onderzoek naar potentiële softwareleveranciers kan leiden tot het kiezen van een onbetrouwbare of ongeschikte leverancier. Reputatie, ervaring, klantrecensies en ondersteuningsopties van verschillende leveranciers zijn allemaal belangrijk en moet u tijdig evalueren.
- Functionaliteiten – Het verkeerd inschatten van de noodzakelijke functionaliteiten resulteert in een softwareoplossing die te uitgebreid of juist te beperkt is voor wat uw organisatie nodig heeft. Een goede analyse van de requirements is essentieel om de juiste functionaliteit vast te stellen.
- Evaluatiecriteria – Het ontbreken van goed gedefinieerde evaluatiecriteria maakt het moeilijk om verschillende softwareopties objectief te vergelijken. Meetbare criteria zijn noodzakelijk voor weloverwogen beslissingen.
- Kosten – Het te veel focussen op de kosten van de software kan u afleiden van belangrijkere aspecten van de softwareselectie, zoals functionaliteit, kwaliteit en ondersteuning.
- Flexibiliteit en schaalbaarheid – Als een softwareoplossing niet flexibel genoeg is om mee te groeien met de behoeften van uw bedrijf, leidt dat meestal tot problemen op lange termijn. Software moet eenvoudig zijn aan te passen op toekomstige veranderingen in uw bedrijfsprocessen en activiteiten.
- Integratiemogelijkheden – Als nieuwe software niet goed kan integreren met bestaande systemen en processen, leidt dat bijna altijd tot inefficiëntie, zoals dubbel werk. Nieuwe software moet naadloos kunnen integreren met andere, al bestaande systemen in uw organisatie.
- Gebruikerservaring – Slechte gebruikerservaringen vergroten de kans op weerstand tegen het gebruik van de nieuwe software. Een nieuwe softwareoplossing moet intuïtief, gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te leren zijn. Alleen dan zullen uw medewerkers er ook blij mee zijn.
- Training en support – Het niet plannen van voldoende training en support voor toekomstige gebruikers van de software kan een trage acceptatie en inefficiënt gebruik tot gevolg hebben. Zorg altijd voor een goede training en gewenningsperiode bij aanvang en een goede ondersteuning tijdens het gebruik.
In de boxen, boeken en andere media van het ICT informatiecentrum leest u talloze visies, adviezen, ervaringen en tips over het kiezen van de best bij uw organisatie passende software en het selecteren van een leverancier of adviseur.
Lees verder
- Alles over de selectie van software – Bedrijfssoftware box
- Hoe voorkomt u een mislukt ICT project – Gratis boek
- IT kosten onder controle houden – Veelgelezen artikel
Vaker dit soort berichten lezen? Meld u aan voor de ICT nieuwsbrief