ERP pakketselectie in de praktijk - ICTberichten.nl

ERP pakketselectie in de praktijk

Ingezonden artikel (niet redactioneel) |

In de bestseller “Komt een CEO bij de IT-dokter” van het ICT informatiecentrum waarschuwt Wolter Toet voor de valkuilen bij de selectie en implementatie van nieuwe bedrijfssoftware. Het grootste gevaar is dat u uw bestaande bedrijfsprocessen, oude gewoonten en ingeslepen eisen en wensen als uitgangspunt neemt voor de toekomstige situatie. Zonde! De mogelijkheid om greenfield een nieuw IT landschap en flexibele processen te creëren biedt namelijk volop kansen. In dit artikel deelt Michel Hoeijmans zijn aanpak van een pragmatische ERP pakketselectie in de praktijk.

Waar moet u op letten?

Michel Hoeijmans, Principal Consultant bij Improven, geeft aan dat een goede ‘’fit” tussen strategie, informatievoorziening, proces en IT cruciaal is. En hier kunt u zich goed op voorbereiden. “De afgelopen 3 jaar zie ik bij de klanten die ik begeleid een verschuiving naar de cloud. De cloud is hip. Echter, de eisen die worden gesteld aan leveranciers voor cloud based ERP software zijn totaal anders dan die van on premise. Ook de vraag naar maatwerk neemt af”, aldus Hoeijmans.

Ook is voelbaar en waarneembaar dat het aantal ERP leveranciers terugloopt en zich concerteert rond enkele grote spelers in de markt. En toch is deze markt nog aanzienlijk. Waar dient u op te letten als u, vrijwillig of gedwongen, over gaat naar een nieuwe, robuuste en toekomstbestendige ERP omgeving die óók in goede verbinding staat met de rest van uw IT landschap?

ERP pakketselectie in de praktijk

“In 2015 zijn wij gestart met de 5S-aanpak ‘Software & Supplier Selectie door Strategievertaling en Scenariodenken’. Deze methode hebben we de afgelopen jaren nog flink aangescherpt, ingegeven door trends als Cloud, Agile, standaardisering en low en no code oplossingen. Wij starten altijd eerst met een haalbaarheidsonderzoek op de business case. Wij meten hoe bereikbaar de gevraagde verbeteringen en besparingen zijn en of de selectie deze doelstellingen daadwerkelijk realiseert. Bij een positieve uitkomst gaan we door naar stap 2: de strategiesessie. Het komt echter veelvuldig voor dat we samen met de klant eerst terug gaan naar de tekentafel en de business case bijstellen.

In de strategiesessies, één of meerdere interactieve workshops, maken wij gebruik van de Business Model Canvas (BMC) om de juiste strategische, IT en IV principes en processen te identificeren. Vervolgens groeperen we de gewenste processen, functies en rollen op een creatieve en scherpe wijze. Hierdoor ontstaat inzicht in de benodigde functionaliteit die we vertalen naar gewenste requirements – die we zoeken in één of meer standaard pakketten. Op basis hiervan werken we een aantal applicatie vervangingsscenario’s uit. De processen uit de BMC schrijven wij samen met de klant uit in de vorm van Use cases. Uiteraard werken we hier het gekozen scenario uit, waarbij met het droomscenario (het ideale proces) van de klant in het vizier hebben. De use cases beschrijven de belangrijkste deelprocessen, activiteiten en system requirements die wij verder aanvullen met best onze practices uit de markt.

Als we alle use cases hebben geïdentificeerd en beschreven, kijken we in de markt welke leveranciers en software het beste bij de organisatie passen, qua omvang, qua cultuur, qua prijs etc. In een RFP (request for proposal) vragen we geselecteerde leveranciers een Use Case Demonstratie voor te bereiden. In dit onderdeel behandelen we de ‘wat’ vraag. De leverancier laat zien hoe hij de klantwens in praktijk oplost binnen zijn software. Tijdens de demo maar ook in de beoordeling van de uitvraag toetsen we op basis van een normenkader. Deze bestaat uit het meten van de Organizational Fit. Ook houden we bij de selectie al rekening met knelpunten die in een proces kán optreden. Essentieel in de keuze van een pakket zal zijn in hoeverre de besturing van uw organisatie en de te verwachten (markt)ontwikkelingen met het pakket te ondersteunen is. Dit beschrijven wij in een fit-gap analyse.

Beschouw ERP pakketselectie als project

Een ERP systeem vervang je gemiddeld eens per tien jaar. Dat moet dus nu goed zijn, maar ook wilt u toekomstige organisatieontwikkelingen hierin kwijt kunnen. Wij toetsen en beschrijven de leverancier en software op de volgende aspecten:

  • Process Fit hoe goed ondersteunt de software de gewenste processen?
  • User Fit is het een systeem waar gebruikers mee kunnen en willen werken?
  • Data Fit kan het systeem alle benodigde data ondersteunen?
  • Technical Fit Is het systeem eenvoudig in te passen binnen uw IT-architectuur? Koppelt het systeem eenvoudig met andere applicaties?
  • Strategic Fit Hoe goed worden uw strategische doelstellingen ondersteund en ondersteunt het systeem de business case?
  • Vendor Fit Past de werkwijze en de leverancier bij u?
  • Price Fit Past het systeem binnen het vooraf opgestelde budget uit de businesscase?

Na de initiële selectie bepalen we of het nuttig en gewenst is om met de voorkeursleverancier op enkele processen een ‘deep-dive’ te organiseren. Dit creëert vaak meer inzicht in de software zelf en het effect van de software op de processen. De selectie van software houdt niet op bij de keuze. Het houdt pas op, op het moment dat er een contract is afgesloten en het voorgestelde implementatieplan van de leverancier is goedgekeurd. Vraag uw leverancier vooraf een gedegen plan van aanpak opstellen! Hoe verwachten zij het systeem in te richten, gelet op hun eigen inzet maar ook de inzet van uw organisatie. Laat hen tevens beschrijven hoe zij verwachten het systeem succesvol in te voeren. Leg deze afspraken formeel vast tijdens de contractfase en weeg het implementatieplan mee in de selectie.

Beschouw een ERP pakketselectie als een project en richt hiervoor een formele projectorganisatie in. Met alleen de aanschaf van een pakket ben je er namelijk niet! Denk bijvoorbeeld aan de implementatie van het pakket (waarvan de kosten nog hoger dan de aanschafprijs kunnen uitvallen) en de impact van het systeem op de rest van de organisatie. Implementeer en selecteer daarom met het beheer in zicht. Dit kan door de beheerorganisatie en key-users vroegtijdig te betrekken in het project en actief mee te laten werken in het opstellen van de Use Cases. Besteed voldoende aandacht aan het beschrijven van de non-functional requirements zodat het gewenste ERP systeem aansluit op het huidige en toekomstige ICT-beleid.

Tot slot. “Een ERP pakketselectie is niet slechts een IT aangelegenheid maar vooral een project dat de ondersteuning en bemensing van de business vraagt.”

(bron: Improven)


Suggesties om verder te lezen
De belangrijkste ERP adviezen (Artikel)
Uw eigen top 10 samenstellen (Artikel)
Wat kost een ERP systeem? (Artikel)
Waarom IT projecten mislukken (e-boek)

Gratis voor u beschikbaar:
ERP box – Voor MKB en grote organisaties die nieuwe ERP software nodig hebben

Ook interessant
Bekijk en download alle ERP whitepapers
Alle berichten over ERP software