Meer standaardsoftware, minder maatwerk

Standaardsoftware kan tegenwoordig bijna alles wat u voor uw bedrijfsprocessen nodig heeft. Daarbij maakt het niet uit of het om ERP, CRM, HRM of andere bedrijfssoftware gaat. Het zou ook vreemd zijn als dit niet zo was, omdat de meeste bedrijfsprocessen in de kern vergelijkbaar zijn. Verschillen daarin kunnen worden opgelost met de flexibiliteit en faciliteiten van de standaardsoftware.

Het gebruik van standaardsoftware bespaart tijd. De nieuwe software kan eerder live. Daarnaast is het systeem stabieler en bij toekomstige updates van de software loopt u niet tegen problemen aan als het deel maatwerk niet automatisch mee-update. Daarnaast:

• Is het beheer van de software en vooral van de data voor standaardoplossingen veel eenvoudiger en dus ook vele malen goedkoper.
• Is de implementatie van standaardsoftware ook veel eenvoudiger en goedkoper.
• Is kennisoverdracht, zoals bij nieuwe medewerkers, met standaardsoftware veel gemakkelijker, omdat deze eenduidiger is.
• En is – de belangrijkste – standaardsoftware nauwelijks foutgevoelig en veel bedrijfszekerder dan op maat aangepaste software.

Het is opvallend dat het ondanks de grote voordelen niet vaak lukt om bedrijfsapplicaties standaard te implementeren. Een paar verklaringen en gedachten komen in dit kader steeds weer terug:

• Verdiensten van ICT leveranciers – Standaardsoftware is voor de IT industrie minder lucratief. Implementatiepartners verdienen hun geld vooral aan consultancy-uren en niet aan licenties of clouddiensten. Bovendien blijft voor toekomstige aanpassingen aan maatwerksoftware afhankelijkheid van de implementatiepartner bestaan.
• Unieke bedrijfsprocessen – Veel organisaties beschouwen hun bedrijfsprocessen als uniek. Echter, niet zozeer de bedrijfsprocessen zijn uniek, maar vooral de manier waarop deze worden aangeboden en uitgevoerd. Opdrachtgevers denken dat die specifieke eigenschappen vertaald moeten worden in specifieke functionaliteit van de software. Implementatiepartners bouwen het maatwerk vervolgens met plezier, maar noodzakelijk was dat niet.
• De IT afdeling – Overstappen op standaardsoftware geeft menig IT afdeling het gevoel veel van hun verantwoordelijkheid en taken uit handen te geven. Zij hielden immers de omslachtige software tot dan toe draaiende. Bij standaardsoftware is het zelf ontwerpen, programmeren of testen niet of nauwelijks meer nodig. Standaardsoftware vraagt een eenvoudigere vorm van IT beheer, met minder grote uitdagingen voor IT’ers.
• Medewerkers – Key-users zorgen binnen de dagelijkse operatie dat een bedrijf zo goed mogelijk draait volgens vaste patronen. Een overgang naar een nieuw bedrijfsapplicatielandschap kan niet automatisch rekenen op hun interesse. Zij zien de beperkingen van de huidige softwareoplossingen wel, maar de stap naar een nieuwe standaardoplossing is lastig, omdat waaraan zij gewend waren dan verandert.
• Huidige IT – Bij veel organisaties bestaat de huidige IT uit een rommelig geheel van aan elkaar geknoopte en per onderdeel steeds verder aangepaste applicaties. Weinigen overzien het geheel en het omzetten van zo’n complex landschap naar standaardsoftware is een hele klus. Te vaak wordt gedacht dat het onmogelijk is. Maar uiteraard kan dat wel, mits goed en gefaseerd aangepakt. Uitstel maakt het toekomstige probleem alleen maar groter.

Nieuwe bedrijfssoftware, zoals ERP, CRM of HRM software, heeft steeds minder maatwerk nodig en in toenemende mate zelfs helemaal geen. Steeds vaker slagen projecten met standaardoplossingen. Begrijp vanuit welk belang implementatiepartners, uw IT afdeling, key users of anderen die bij uw softwareproject betrokken zijn een eigen visie hebben op maatwerk. Aan u is het voornemen om dit tot een minimum (of nul) te beperken.

Deze adviezen zijn gebaseerd op het veel gewaardeerde boek ‘Komt een CEO bij de IT dokter’. U ontvangt dit boek gratis als onderdeel van een ERP box of andere bedrijfssoftware box. Deze boxen bevatten alle belangrijke informatie en adviezen die u helpen met het zo optimaal mogelijk starten en uitvoeren van uw softwareproject, inclusief selectie en implementatie.